Rabu, 10 Maret 2010

BAB 8 : MEMBUAT LEMBAR KERJA MENGGUNAKAN PROGRAM LEMBAR KERJA

A.Membuat Lembar Kerja 

 

  1. Membuat Lembar Kerja Baru

-     Workbook merupakan file microsoft excel XP yang berisi satu atau lebih lembar kerja (worksheet) yang dapat digunakan untuk mengorganisasikan berbagai macam informasi yg berhubungan

 

     -    Cara membuat buku kerja baru  :

            file  - new (pilih Blank Workbook pada bagian new)

 

     -   Cara untuk menambah Sheet :

            insert  - Worksheet

 

 

      2. Memasukkan Data

           

Beberapa hal yg harus diperhatikan pada saat memasukkan data pada lembar kerja, yaitu :

-          Posisi data yg dimasukkan akan berubah secara otomatis

-          Data yg diketikkan akan tertulis pada lembar kerja apabila kamu menekan tombol panah atau mouse untuk menunjuk sel lain

-          apabila kita ingin memperbaiki isi suatu sel dapat dilakukan dengan mengklik dua kali pada sel yg akan diubah

 

3. Menghapus Data

 

Cara untuk menghapus data yg mempunyai format tertentu :

       EDIT - CLEAR

 

  1. All : menghapus data & format tampilan
  2. Format : menghapus format tampilan saja
  3. Contents Del : menghapus data tanpa menghapus format pada sel
  4. Comments : menghapus komentar pada sel tersebut

 

 

B. Menggabungkan Dua Lembar Kerja Atau Lebih

 

            Untuk menggabungkan beberapa lembar kerja sekaligus dapat dilakukan melalui :

1. pilih tab lembar kerja

    misal : sheet 1

2. tekan tombol SHIFT pada keyboard dan tahan kemudian pilih tab     lembar kerja yang diinginkan yang akan dibuka secara bersamaan dengan lembar kerja sebelumnya.

    contoh : di pilih sheet 2

3. pada tittle bar akan tertulis group.

    hal ini menandakan bahwa lebar kerja tersebut telah terpilih   bersamaan dengan sheet 1.

 

- Untuk menulis pada lembar kerja, anda hanya perlu mengetik pada satu lembar kerja saja karena apapun yg tertulis pada sheet 1 akan tertulis juga pada sheet 2.

 

 

C. Memasukkan Teks, Tanggal, dan Bilangan

 

  1. Memasukkan Data Teks

 

-         Untuk memasukkan data dengan jenis teks dapat dilakukan dengan mengetikkan data pada sel

-         Microsoft Excel secara otomatis akan mengatur posisi data jenis teks dengan format rata kiri (Align Left)


  1. Memasukkan Data Tanggal Dan Waktu

-         Untuk mengubah format tanggal dapat dilakukan dengan cara :

            format     cells       number       category      date     type      ok

     -      Untuk mengubah format waktu sama dengn mengubah format  tanggal, yang membedakan adalah “time” nya


E. Menggabungkan Sel

Penggabungan dua atau lebih sel akan menghilangkan batas kolom san baris sari sel tersebut dan sebagai gantinya sel sel tersebut akan berupa suatu sel yang lebih panjang atau lebih lebar. Dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

1. Blok sel B2 sampai E2


sel yang di blok


2. Klik ikon Merge and Center pada toolbar Formatting

3. Secara otomatis sel yang di blok yaitu sel B2 sampai E2 akan berubah menjadi satu sel




hasil penggabungan sel


-         Cara lain untuk menggabungkan sel adalah melalui menu :                              

Format  -  Cells






1. Pilih tab Alignment kemudian pada pilihan Text control, tandai kotak di samping Merge cells











F. Memformat Baris Dan Kolom

Mengubah ukuran baris atau kolom dengan cara :


1. Mengatur Tinggi Baris

 Untuk mengubah tinggi dari suatu baris dapat dilakukan dengan menggunakan mouse, atau melalui menu Format

* Langkah-langkah untuk mengatur tinggi suatu baris yaitu sebagai berikut :

       - Pilih atau blok sel yang akan diubah tinggi barisnya.

       - Apabila akan menggunakan mouse, tempatkan penunjuk mouse pada batas baris antar sel. Setelah muncul kursor dengan tanda panah dua arah di antara sel, tahan tombol mouse gerakkan mouse sesuai dengan ukuran tinggi baris yang diinginkan.






- Cara lain untuk mengubah ukuran tinggi baris yaitu :

* Melalui menu Format.

- Langkah-langkahnya :

1. Blok sel yang akan diubah tinggi barisnya.

2. Pilih menu Format  - Row  - Height

3. Selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog Row Height






4. Masukkan ukuran tinggi baris yang diinginkan pada kotak Rowheight. Tekan OK

- Untuk mengatur tinggi baris agar dapat berubah sesuai dengan data yang dapat pada sel, dapat melalui Format  -  Row  -   AutoFit

2. Mengatur Lebar Kolom

* Langkah- langkah untuk mengatur lebar kolom, yaitu :

- Blok sel yang akan diubah lebar kolomnya

- Jika menggunakan mouse, tempatkan penunjuk mouse pada batas kolom antara sel. Setelah muncul kursor dengan tanda panh dua arah diantara sel, tahan tombol mouse dan gerakkan mouse sesuai ukuran lebar kolom yang diinginkan






- Cara lain untuk mengubah ukuran lebar kolom melalui menu Format.

* Berikut adalah langkah-langkahnya :     

1. Pilih atau blok sel yang akan diubah lebar kolomnya

2. Pilih dan klik menu Format  -  Column  -  Width

3. Selanjutnya, tampil kotak dialog Column Width

4. Masukkan ukuran tinggi baris yang diinginkan pada kotak Column width. Tekan tombol OK






- Untuk mengatur lebar kolom agar dapat berubah sesuai dengan data yang terdapat pada sel, dapat dilakukan melalui menu :

Format  -  Column  -  AutoFit Selection

* Selain itu juga ada fasilitas untuk mengubah lebar semua kolom yang dapat dilakukan melaluI langkah sebagai berikut :

- Pilih menu Format  -  Column  -  Standard Width

-          Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Standard Width

-          Isi kotak Standard column width dengan ukuran lebar kolom yang diinginkan. Tekan tombol OK






3. Menyembunyikan Baris atau Kolom.

Untuk menyembunyikan baris atau kolom, dapat melakukan langkah-langkah berikut :

- Pilih satu atau lebih baris atau kolom yang disembunyikan.

- Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom.

- Pilih Hide untuk menyembunyikan baris atau kolom.

 

* Untuk menampilkan kembali baris atau kolom yang disembunyikan, lakukan langkah-langkah berikut :

- Pilih baris atau kolom yang mengapit baris atau kolom yang disembunyikan

- Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom.

- Pilih Unhide untuk  menampilkan kembali baris atau kolom yang disembunyikan

 

G. Memindahkan Dan Menyalin Data

Microsoft excel dan aplikasi Windows lainnya menyediakan fasilitas untuk menyalin dan memindahkan data. Fasilitas yang terdapat pada Microsoft Excel adalah Cut, Copy, Paste, dan Paste Special.

 

1.    Memindahkan data

memindahkan data adalah menghapus data yang terdapat pada suatu tempet atau sel dan menempatkannya di tempat atau sel yang lain. Untuk menghapus dan memindahkan data digunakan perintah Cut dan Paste.

* Langkah – langkahnya yaitu:

a.     Blok atau pilih sel yang berisi data yang akan dipindahkan.

b.     Pilih menu Edit Cut. Atau dengan menekan tombol Ctrl+ X pada keyboard.

c.     Pindahkan penunjuk sel ke sel yang menjadi tempat untuk data yang dipindahkan.

d.     Pilih menu Edit Paste. Selain itu dapat dengan menekan tombol Ctrl +V pada keyboard.

e.     Selanjutnya, data akan berpindah ke lokasi baru.

 

2.    Menyalin Data

Menyalin data pada dasarnya sama dengan memindahkan data, tetapi data yang terdapat pada posisi awal tidak akan terhapus.

* Langkah – langkahnya :

a.     Blok atau pilih sel yang berisi data yang akan dipindahkan.

b.     Pilih menu Edit Copy. Selain itu dapat dengan menekan    tombol Ctrl +C pada keyboard.

c.     Pilih penunjuk sel ke sel yang menjadi tempat untuk data yang akan disalin.

d.     Pilih menu Edit Paste. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl +V pada keyboard.

e.     Selanjutnya, data akan tersalin ke lokasi baru.

 

3. Menggunakan Paste Special

Berikut ini merupakan beberapa fasilitas yg terdapat pada paste special bagian paste :

    1. All : menyalin isi sel termasuk formatnya
    2. Formulas : hanya menyalin rumus sel
    3. Values : hanya menyalin nilai hasil dari suatu penghitungan rumus
    4. Formats : menyalin format yg terdapat pada sel sedangkan rumus isi atau isi sel di abaikan
    5. Comments : menyalin komentar yg terdapat pada sel
    6. Validation : hanya menyalin aturan validasi data yg terdapat pada sel
    7. All except borders : menyalin semua yg terdapat pada sel kecuali garis pinggir
    8. Column width : menyalin ukuran lebar kolom yg terdapat pada sell
    9. Formulas and number formats : menyalin formula/rumus dan format angka pada sel
    10. Values and number fomats : menyalin nilai hasil dan formt angka pada sel

 

-         Pada bagian operation terdapat beberapa pilihan, yaitu sebagai berikut :

    1. None : menyalin data yg terdapat pada sel tanpa melakukan operasi matematika
    2. Add : menyalin data sekaligus menjumlahkan data tersebut dengan data yg terdapat pada sel tujuan
    3. Substract : menyalin dan mengurangi data di sel tujuan dengan data dari sel awal
    4. Multiply : menyalin data sekaligus mengalikannya dengan data yg terdapat pada sel tujuan
    5. Divide : menyalin data sekaligus membagi data pada sel tujuan dengan data dari sel awal
    6. Skip Blanks : digunakan apabila pada saat menyalin data terdapat pada sel yg kosong dan sel kosong tersebut tidak ingin disalin pada sel tujuan

Senin, 08 Maret 2010

BAB 7 : MENGIDENTIFIKASI PERANGKAT LUNAK LEMBAR KERJA BESERTA FUNGSI IKON DAN MENU NYA

A. Manfaat Program Lembar Kerja

Mengolahan informasi, khususnya data yang berupa :
- Angka dalam perhitungan proyeksi
- Analisis
- Pembuatan lembar kerja
- Membuat Grafik, dan
- Manajemen Database

* Contoh nyata pemakaian Spreadsheet:
- Bisnis menggunakannya untuk membuat laporan keuangan dan penganggaran.
- Administrator sekolah dapat menggunakannya untuk mempersiapkan anggaran sekolah.
- Guru menggunakannya untuk menganalisis data mengenai kinerja murid dan menyesuaikan ajaran mereka.
- Ilmuwan menggunakannya menganalisis data.
- Ekonom menggunakannya untuk analisis statistik.

Langkah mengaktifkan Excel:
- Klik Start
- Pilih All Programs
- Pilih Microsoft Office
- Klik Microsoft Excel, lihat gambar

- Setelah Microsoft Excel diaktifkan akan keluar jendela Microsoft Excel

B. Menggunakan Menu pada Microsoft Excel

Perhatikan lembar kerja Excel dibawah ini, khususnya pada bagian Menu Bar dan Toolbar sedikit banyaknya hampir sama dengan Microsoft Word. Beberapa perintah yang ada di Word juga berfungsi di Excel, misalnya cara menyimpan, Membuka File, Menutup File, Menutup Lembaran Kerja menambahkan Lembaran Baru, Menformat Teks dan lain-lain.

Bagian Microsoft Excel 2003
Title bar : menampilkan nama program yang sedang Anda gunakan dan nama buku kerja Excel yang terbuka. Ini muncul di bagian atas semua program Windows. Oleh default, Excel dibuka dengan Book 1
Menu bar : menampilkan daftar menu yang Anda dapat menggunakan untuk memberikan perintah ke Excel. Mengklik nama menu akan menampilkan menu drop-down
Toolbar standard : meliputi tombol shortcut perintah yang paling umum digunakan. Ini berisi tombol untuk alat-alat yang sering Anda gunakan, seperti save, open dan print.
Toolbar formatting : berisi tombol sering digunakan untuk memformat informasi dalam sel
Formula bar : memungkinkan Anda untuk melihat, masuk, dan mengedit data dalam sel yang dipilih. Jika sel berisi formula, maka akan ditampilkan di sini. Jika tidak ada rumus maka isi sel ditampilkan. Isi sel dapat diedit secara langsung di sel atau di Formula bar
Scroll bar : Horisontal dan Vertikal scroll bar yang tersedia untuk membantu Anda bergerak di sekitar Anda spreadsheet
Worksheet window : tempat kita bekerja
Judul kolom : Huruf di bagian atas setiap kolom
Judul baris : Angka disebelah kiri setiap baris
Active cell : Sel yang dipilih
Fill handle : Titik kecil di pojok kanan bawah active cell/range.
Status bar : Status bar Jika aktif, akan muncul di bagian bawah layar. Ini akan menampilkan pesan dan umpan balik

Menu bar Excel

1. Menu File
• New : Membuat lembar kerja baru
• Open : Membuka file yang pernah disimpan baik di harddisk, CD ataupun disket
• Close : Menutup jendela workbook yang aktif
• Save : Menyimpan workbook yang masih aktif
• Save As : Menyimpan workbook yang belum diberi nama atau menyimpan workbook dengan nama baru
• Save As Web Page : Menyimpan workbook ke dalam halaman Web
• Save Workspace : Menyimpan workbook aktif sebagai file workspace
• Web Page Preview : Melihat tampilan halaman web yang dibuat dan yang akan dicetak
• Page Setup : Mengatur setting halaman workbook yang akan dicetak, seperti header atau footer, margin, dan ukuran kertas
• Print Area : Untuk menentukan daerah lembar kerja yang akan di cetak
• Print Preview : Melihat lembar kerja sebelum dicetak
• Print : Mencetak lembar kerja
• Send To : Mengirim lembar kerja ke penerima e-mail (Mail Recipient), mengirim lembar kerja ke penerima tertentu berdasarkan rute pengiriman tertentu (Routing Recipient), mengirim lembar kerja ke folder Microsoft Exchange (Exchange Folder), Mengirim lembar kerja yang aktif sebagai fax (Fax Recipient), mengirim lembar kerja ke program PowerPoint sebagai slide
• Properties : Membuat ringkasan file workbook yang aktif
• Exit : Keluar dari Ms. Excel dan menutup seluruh lembar kerja

2. Menu Edit

• Undo : Membatalkan perintah yang terakhir dilakukan
• Repeat : Mengulangi perintah terakhir yang pernah dibatalkan dengan perintah Undo
• Cut : Memotong sebagian atau seluruh data (nilai, rumus, hyperlink, komentar) dalam range atau sel lain di dalam satu lembar kerja atau antar lembar kerja
• Copy : Menyalin (copy) data (nilai, rumus, komentar, hyperlink) dari satu range atau sel ke range atau sel lain di dalam satu lembar kerja atau antar lembar kerja
• Paste : Fasilitas ini mendukung perintah Cut dan Copy data yang ada di lembar kerja
• Paste Special : Fasilitas ini juga mendukung perintah Cut dan Copy data yang ada di lembar kerja
• Paste as Hyperlink : fasilitas ini mendukung peirntah Cut dan Copy terhadap hyperlink pada lembar kerja atau data yang digunakan sebagai hyperlink
• Fill : mengisi data pada sel atau range di lembar kerja ke bawah, atas, kanan, kiri, antara satu sheet ke sheet lain dan mengurukan data dengan cepat
• Clear : Membersihkan atau menghapus semua data (All), format data (formats), komentar (comments) dan isi data (contents) yang ada di lembar kerja
• Delete : Menghapus data atau memindahkan data pada lembar kerja (sel, range, kolom, dan baris)
• Delete Sheet : Fasilitas menghapus sheet pada lembar kerja anda
• Move or Copy Sheet : Memindahkan atau menyalin sheet pada lembar kerja atau antar lembar kerja
• Find : Mencari data nilai, rumus atau formula, dan komentar pada lembar kerja
• Replace : Mengganti data pada lembar kerja menjadi data baru
• Go To : Memindahkan letak sel aktif ke sel lain, komentar, rumus, konstanta dan yang lainnya
• Links : Menampilkan atau mengubah setiap link yang ada di file aktif yang mencakup nama dan tempat file sumber, data dan tipe
• Object : Mengedit object yang berasal dari insert yang berhubungan dengan Link (Object, ClipArt) dan lain-lain

3. Menu View

• Normal : Menampilkan lembar kerja Ms. Excel dalam status normal
• Page Break Preview : Melihat hasil pemotongan halaman pada lembar kerja
• Toolbars : Memunculkan toolbar Ms. Excel yang terdiri dari : Standard, Formatting, Chart, Control Toolbox, Drawing, External Data, Forms, Pictore, PivotTabel, Reviewing, Visual Basic, Web, WordArt, dan Customize
• Formula Bar : Menampilkan Status Bar (Baris Status) berisi teks untuk menjelaskan status operasi untuk digunakan selanjutnya
• Header dan Footer : Membuat header dan footer sebagai efek cetakan
• Comments : menampilkan toolbar Reviewing dan Comment pada lembar kerja
• Custom Views : menyimpan beberapa area cetak di dalam workbook
• Full Screen : Menampilkan lembar kerja satu tayanyan penuh
• Zoom : Mengubah ukuran penampilan lembar kerja Ms. Excel

4. Menu Insert

• Cells : Menyisipkan sel berisi data atau sel kosong yang berbentuk satu sel, satu baris sel, satu kolom sel, beberapa baris sel dan beberapa kolom
• Rows : Menyisipkan satu baris sel
• Columns : Menyisipkan satu kalom sel
• Woorksheet : Menyisipkan lembar kerja atau menyisipkan grafik (Chart)
• Page Break : Untuk membuat potongan halaman (ditandai dengan garis putus-putus) yang tercetak menjadi beberapa bagian halaman
• Function : Menyisipkan fungsi logika, database, statistic, trigonometeri, financial pada lembar kerja
• Name : Untuk menyisipkan nama range data, menampilkan nama range data dan membuat rang untuk label pada lembar kerja
• Comment : Memberikan komentar ke lembar kerja
• Picture : Untuk menyisipkan gambar dari fasilitas ClipAt, From File (biasanya file hasil Scan), AutoShapes, Organization Chart, WordArt dan From Scanner or Camera
• Object : Menyisipkan object yang pernah dibuat dengan Ms. Word
• Hyperlink : Menyisipkan teks dan gambar hyperlink pada lembar kerja untuk membuat shortcut dalam membuka lembar kerja yang tersimpan di harddisk, internet, server jaringan dan lain-lain

5. Menu Format

• Cells : Menentukan format sel yang akan dibuat baik format angka, font, border, dan yang lainnya
• Row : Mengatur tinggi baris pada satu sel atau beberapa sel dan menyembunyikan atau menampilkan baris
• Column : Mengatur lebar kolom, menyembunyikan dan mengembalikan kembali kolom yang telah disembunyikan
• Sheet : Memformat sheet yang sedang aktif
• AutoFormat : Menggunakan fasilitas format yang disediakan Ms. Excel untuk membuat format table yang terdapat pada kotak dialog AutoFormat
• Conditional Formatting : Untuk memmformat nilai-nilai dalam sel yang di sorot pada lembar kerja
• Style : Memformat dan mengubah

6. Menu Tools

• Spelling : Memeriksa data pada lembar kerja yang diaktifkan yang mencakup memeriksa sel berisi angka, nilai, komentar, grafik, kotak teks, header dan footer
• Autocorrect : Mengubah, menghapus dan mengoreksi data yang ada pada lembar kerja secara otomatis
• Share Workbook : Untuk berpindah ke modus share workbook dimana memungkinkan kita sendiri atau pengguna yang lain dalam suatu jaringan computer untuk mengubah dan menyimpan workbook yang persis sama isinya
• Track Changes : Melihat pengubahan data yang dilakukan atau oleh pengguna lain berdasarkan waktu, siapa dan dimana pengubahan itu terjadi di dalam jaringan computer
• Merge Workbooks : Menggabungkan (merger) pengubahan dari beberapa share workbook ke sebuah workbook
• Protection : mengamankan data atau memproteksi sheet, workbook dan share workbook
• Online Collaboration : Menyusun dan mengadakan pertemuan beserta dengan jadwalnya. Fasilitas in terdiri dari : MeetNow, Schedule Meeting dan Web Discussion
• Goal Seek : Mengubah nilai pada rumus sesuai dengan keinginan pada sel atau pada grafik
• Scenarios : Membuat, menampilkan, menghapus, mengedit scenario dan membuat ringkasan laporan scenario pada lembar kerja Ms. Excel
• Auditing : Meletakkan rumus yang menggunakan nilai pada sel aktif, mengatur sel yang meletakkan data ke rumus, menyembunyikan nilai yang salah pada sel, mencirikannilai yang salah pada sel, mengatur sel pada lembar kerja lain yantuk meletakkan data pada rumus dan memindahkan satu atau lebih tingkat dari panan perunut (tracer)
• Macro : Membuat atau mejalankan program macro, mengedit atau menghapus macro yang di buat
• Add-Ins : Mengaktifkan atau menonaktifkan program Add-ins milik Ms. Excel
• Customize : Menata toolbar, menambahkan command baru, membuat menu dan toolbar sesuai dengan keingingan pengguna
• Options : Menuntun kita dalam menggunakan delapan tabulasi : View, Calculation, Edit, General : Transition, Custom Lists, Chart, Color

7. Menu Data

• Sort : Mengurutkan (sorting) data dari yang terbesar ke terkecil atau dari yang terkecil ke terbesar
• Filter : Mengurutkan dan mengelola daftar data
• Form : Menangani record yang ada dalam daftar yaitu membuat atau menambah record, menghapus record, menampilkan criteria record yang dihapus, menemukan record sebelumnya, menemukan record selanjutnya dan menentukan criteria record
• Subtotals : Menghitung nilai subtotal dan total akhir suatu daftar
• Validation : Membatas jenis data yang dapat dimasukkan dalam sel dan range yang mencakup angka bulat, angka decimal atau teks
• Table : Membuat satu atau lebih variable data pada table dan menambah rumus pada satu variable data yang ada dalam table
• Teks to Columns : Mengubah data berbentuk teks menjadi kolom pada lembar kerja.
• Consolidate : Konsolidasi data berdasarkan pada posisi, kategori, menambah daerah sumbar data lain untuk konsolidasi, memperbaharui konsolidasi jika data diubah, mengubah acuan sumber data dalam konsolidasi, menghapus sumber daerah acuan dari konsolidasi
• Group and Outline : Menggabungkan (Group) dan pembingkaian (Outline) data yang pada lembar kerja seperti object, numeric, dan lainnya
• Pivot Table and PivotChart Report : apabila data dari sumber berubah maka excel akan menghitungnya ulang
• Get External Data : melakukan sesuatu yang berhubungan dengan data eksternal seperti Web Query, database query dan lainnya
• Refresh Data : Menyegarkan kembali data yang diperoleh dari data luar (external) dan table fivot

8. Menu Window

• New Window : Memperlihatkan lembar kerja yang sedang di edit pada jendela baru (new window)
• Arrange : Mengatur jendela dari workbook aktif agar dapat melihat seluruh workbook aktif tersebut
• Hide : Menyembunyikan workbook aktif
• Unhide : Menampilkan kembali workbook yang disembunyikan
• Split : Membagi lembar kerja dari workbook aktif menjadi beberapa bagian
• Freeze Panes : Membekukan bagian lembar kerja agar kita tetap dapat melihat sel yang ada di bagian bawah atau kanan lembar kerja

9. Menu Help

• Microsoft Excel Help : Menampilkan fasilitas Office Assistant dengan nama logo berturut seperti: Clippit, The dot, F1, The Genius, Office Logo, Mother Nature, Links, dan Rocky
• Show the Office Assistant : Melihat keterangan dari topic terpilih secara langsung tanpa melalui fasilitas Help dengan animasi yang interaktif
• Microsoft Office Online: Koneksi internet pada situs office pada Web
• What’s This? : Memberikan penjelasan dan fungsi perintah Excel dengan menampilan teks pada toolbar
• Detect and Repair : Mendeteksi dan memperbaiki kesalahan pada Excel
• About Microsoft Excel : Melihat penjelasan tentang Excel dan konfigurasi computer yang digunakan